突然ですが…、
・あなたは、職場で事務員さんとバカ話ができるような関係ですか…
・事務員さんをお手伝いさん代わりに思っていませんか…
事務員さんを味方にすると、あなたの仕事効率は飛躍的にアップします！
今回は、そんな事務員さんとのいい関係の作り方についてご紹介していきます。
「そう言えば、ギクシャクしてるな…」
と、心当たりのある人は、ぜひ記事を最後まで読んで、自分の対応を見直してみましょう。
目次
事務員さんは陰の立役者です！
当店自慢の事務員さん
僕の職場には事務員さんが2人います。
新車や中古車の書類ごと電話応対などを担当している事務員さんと、カウンターでお客様対応している事務員さんの2人です。
一人の事務員さん（Aさん）は、僕が入社するよりもずっと前からいらっしゃる大ベテラン。２歳になる息子さんもいて、家庭ではお母さんでもあります。
主にサービス側の事務員さんとして、カウンターでお客様対応をしています。
Aさんは僕にとってとても頼りになる存在、分からないことはAさんにまず聞きます。
もう仕事上での付き合いは長いので、何も言わなくっても僕のことを理解してくれています。
もう一人の事務員さん（Bさん）は、化粧品関係の仕事から当店の事務員として転職。もう当店にきて５年ぐらいは経ってますので、仕事もテキパキとこなしています。
Bさんは、主に新車や中古車の書類ごとを任されていて、電話応対やお客様へ飲み物をお出ししたりという仕事もしています。
二人の関係はとても良く、連携もとれていて、僕たちはその事務員さんに支えられて良い仕事が出来ています。
事務員さん同士が仲が悪いと…
今までには、事務員さん同士の仲が悪く、職場の雰囲気がなんかギクシャクしている時もありました…。
そんな時は、僕たちの仕事もはかどりません…。
書類の送付がされていない…
お客様への飲み物が出ていない…
電話応対の連携がされていない…
などなど、事務員さん同士の仲が悪いといろんなところに障害が出てきます。
事務員さん同士の仲の良さは、結構大事なんです…。
事務員さんは陰の立役者
当店の事務員さんの仕事内容をまとめると、
・お客様や社内からの電話応対
・来店されたお客様へのお出迎え
・カウンターでのお客様対応
・ショールームでお待ちのお客様へ飲み物を出す
・ショールームの美化
・新車や中古車の書類送付
・サービス関係の書類送付
・車の部品発注
・文房具やカタログなどの管理
・チラシ作成
などなど、ここには記していない細かい仕事など、事務員さんの仕事は多岐にわたります。
一般的な会社の事務員さんも同じように、文書作成やデータ入力、会議などの資料作成、伝票整理などたくさんの仕事がありますよね。
営業職や技術職などほかの職種に関するすべての仕事が、事務員さんありきで成り立っていますので、組織内においても事務員さんの役割はとても重要な役割を担っています。
事務員さんを味方にするメリット
僕の周りにいるデキる営業マンは、
「事務員さんへの心配りが出来ているな~」
と感じます。
「朝の声掛け」や「お菓子の差し入れ」など…とてもマメです。
事務員さんを味方にするメリットとは、どんなことが考えられるでしょうか？
・事務仕事の効率が上がる
・一見のお客様を優先してくれる
・自分のお客様を覚えてくれる
・お客様対応の「報連相」がスムーズ
・身内が車を購入する時に紹介してくれる
・社内の評価が上がる（事務員さん同士のネットワーク）
・プライベートな相談も乗ってくれる
事務員さんを味方にするメリットは、この他にもたくさんあります。
僕にとっては、ビジネスパートナー的な存在です。
あなたも、是非事務員さんを味方にしましょう。
事務員さんを敵に回すと仕事にならない…
正直、
「事務員さんがいなければ仕事にならない！」
と言っても過言ではありません。
たまに事務員さんが二人とも休日の時がありますが、そんな時は職場内がパニックです。
【事務員さんがいないと…】
・書類の送付ができない
・お客様のお出迎えが疎かになる
・お客様への飲み物が出ない
・自分が留守の時の対応が出来ない
・カタログや文房具がなくなる
・電話応対やカウンターでのお客様対応に追われる
さまざまな場面で障害が出てきます。
事務員さんあっての僕たちの仕事なのです…。
事務員さんも悩みを抱えている
そんな大切な事務員さんですが、昼食時に話を聞くと色々と悩みを抱えていたりします。
事務員としての悩みであったり、プライベートでの悩みであったり、その悩みさまざまです。
【事務員さんの悩み】
・給料が安い
・土日が仕事
・男性の職場に女性が一人
・どこか脇役
・女性の意見が通らない
・子育てとの両立の難しさ
・電話応対が苦手
僕たちが感じていないところで、事務員さんが悩みを感じていることがあります。
そして、その悩みを打ち明けれる職場環境ならいいですが、そうでないケースが多いようです。
上記で述べた以外にも、最近だとセクハラやパワハラなども悩みに含まれてきますよね。
そんな事務員さんの悩みを聞いてあげて、改善できるような職場環境でありたいものです。
事務員さんに味方になってもらう方法とは…
やはり、事務員さんを味方にするためには、
まずは、事務員さんとコミュニケーションがとれているのが大前提です。
「お互いが日頃話をしない…」
というようでは、味方になってもらう以前の問題です。
・自ら事務員さんに話しかける
・事務員さんに興味を持つ
・事務員さんの手伝いをする
ことから始めてみましょう。
僕は必ず、毎朝事務員さんに会うと、自分からあいさつをするようにしています。
また、事務員さんが髪を切ったり、ネイルを変えたりしたら「髪切ったんだ、いいね！」と声をかけるようにしています。
事務員さんも、そんなふうに声をかけられると悪い気はしないと思いますし、そのことに関して「このネイルはね…」と話をしてくれたりします。
特に女性は、見た目の変化を褒めると喜んでくれます。
そんな些細なコミュニケーションの積み重ねが大事だと思います。
また、たまにケーキなどの甘い物の差し入れをします。
これも事務員さんには喜ばれます。
ただ、気を付けなければならないのが、2人事務員さんがいたらちゃんと2人分同じものを用意することです。
「あの人には買ってきて、私にはないの…」
なんて思われたら損ですしね…。
「目配り、気配り、心配り」
が事務員さんを味方にする方法と言えますね。
まとめ
今回は、事務員さんを味方にすると仕事効率がアップするというテーマで、どうすれば事務員さんといい関係を築けるのかについてご紹介してきました。
僕がご紹介した方法以外にも、あなたなりの接し方があると思います。
事務員さんと仲良くなり、長くいい関係が築ければ、あなたの仕事効率がアップすること間違いなしです。
今日から、事務員さんへの接し方を見直して、いい関係を築きましょう！
